AKO EXTRÉMNE ZVÝŠIŤ SVOJU PRODUKTIVITU ALEBO ČO JE TO HLBOKÁ PRÁCA

Plný diár, roboty ako na kostole, dni plné zaneprádnenosti a vyťaženosti. Vy makáte a makáte, no napriek tomu máte na konci dňa pocit, že ste nič nestihli. Poznáte to?

TRENDY DNEŠNEJ DOBY

Trendom dnešnej doby je jednoznačne open space či instant messaging. Nasvedčujú tomu mnohé giganty, ktoré určujú smer priamo zo Silicon Valley. Zoberme si napríklad samotný Facebook. V roku 2012 sa Mark Zuckerberg pýšil tým, že ich nové sídlo navrhnuté Frankom Gehrym je najväčším open space na svete. Pre tých, čo si nevedia predstaviť podobný priestor, ide o plochu s rozmermi viac ako 4 hektáre navrhnutú pre pracovníkov, s ľahko premiestniteľným nábytkom.

Iný príklad týchto trendov je spoločnosť IBM, ktorá sa v jednom článku pre New York Times zmienila, že si denne pošlú so zákazníkmi 2,5 miliónov správ.
Nie je to len o open space a insta messaging. Skúste sa niekoho opýtať ako si predstavuje typického manažéra. Nie jeden by vám odpovedal, že vidí muža v obleku, ktorý neustále vyriaďuje nové emaily a nepretržite mu zvoní telefón. Je však táto „produktívna práca“ naozaj taká produktívna?

ČO JE HLBOKÁ PRÁCA

V prvom rade si ozrejmime, čo je to hlboká práca. Podľa definície to je pracovná činnosť, ktorá je riadená v stave nerušeného sústredenia, ktoré vás núti využívať váš kognitívny potenciál na maximum. Takáto činnosť vytvára nové hodnoty, zlepšuje vaše schopnosti a je ťažko napodobiteľná.
Hlboká práca vám umožní niekoľkonásobne zvýšiť vašu produktivitu a efektivitu, to znamená, že za kratší čas stihnete viac vecí a navyše kvalitnejšie.

ČO HLBOKÁ PRÁCA NIE JE

Je potrebné si uvedomiť, čo je najväčším nepriateľom hlbokej práce. Je ním neustále rozptyľovanie. A čo horšie, aj dnešné trendy, ktoré nielenže dostávajú pred hlbokou prácou prednosť, no zároveň ju aj aktívne zhoršujú.

VÝSKUMY DOKÁZALI VYSOKÚ EFEKTIVITU HLBOKEJ PRÁCE

Neurovedec, ktorý robil pokusy spojené s hlbokou prácou pre televízny program The Secret Life of Office Buildings uviedol, že keď pri práci zazvoní telefón, všetka pozornosť venovaná práci je naraz preč aj napriek tomu, že si to mozog v danej chvíli neuvedomuje. Podobne je to aj s emailami. Zamestnanci sa mylne domnievajú, že okamžité odpisovanie na emaily zvýši ich produktivitu. Opak je však pravdou.

EMAILY – MILIÓNOVÁ INVESTÍCIA?

Tom Cochrane, technický riaditeľ firmy Atlantic Media sa rozhodol kvantifikovať čas strávený vyriaďovaním emailov. Zistil, že za týždeň dostane 511 emailov a odošle 284. Pri 5-dennom pracovnom týždni to vychádza na 160 emailov denne. Pokiaľ by mu jeden email zabral napísať 30 sekúnd, bola by to 1 a pol hodiny písania emailov denne. A to je dosť dlhá doba na to, že to nie je hlavnou náplňou práce technického riaditeľa. Tom Cochrane zašiel vďaka svojej zvedavosti so svojím výskumom ďalej a preto zhromaždil štatistiky celej firmy, ktoré zhrnul v blogovom príspevku pre Harvard Business Review, Email is not free. Počet emailov za deň a priemerný počet slov na jeden email dal dokopy spolu s priemernou rýchlosťou písania, rýchlosťou čítania a platom zamestnancov. Zistil, že každý poslaný alebo doručený email firmu stojí 95centov, čo pri ich počte zamestnancov predstavuje náklad viac ako milión dolárov ročne.

NEUSTÁLA ONLINE KOMUNIKÁCIA AKO KAMEŇ ÚRAZU

Ďalší výskum na túto tému spravila Leslie Perlowová, profesorka z Harvard Business School. Tá zistila, že zamestnanci, ktorí boli súčasťou tohto výskumu, strávia kontrolovaním emailov mimo svoju pracovnú dobu asi 20-25 hodín týždenne s presvedčením, že na emaily je dôležité promptne odpovedať. Pri tomto experimente Leslie Perlowová chcela v spolupráci s Boston Consulting Group otestovať zmeny pracovných návykov spojených s neustálou online dostupnosťou. Prinútila teda celý tím pracovníkov, aby sa na jeden celý deň odstrihli od online komunikácie, vrátane kontaktu zvonku aj vo vnútri organizácie. Výsledok? Práca bola pre pracovníkov zábavnejšia, tím medzi sebou viac komunikoval, viac sa naučili a čo je najdôležitejšie, klient dostal lepší produkt.

CHATBOTY – HYBRIDNÉ RIEŠENIE PODPORUJÚCE HLBOKÚ PRÁCU

Hlboká práca a jej bariéry sú spojené s obrovským množstvom faktorov. Jedným z najväčších bariér však je, ako sme už spomínali, neustále nutkanie sledovať a odpovedať na emaily, či novodobý trend insta messaging. Pokiaľ totiž pracujete v prostredí, v ktorom môžete získať informáciu alebo odpoveď na otázku okamžite, zjednoduší vám to život, avšak iba z krátkodobého hladiska. Pokiaľ by ste totiž s tak rýchlou reakčnou dobou nepočítali, museli by ste si prácu lepšie naplánovať a byť pripravení jednu činnosť na chvíľu odložiť a zatiaľ čo čakáte na splnenie svojej požiadavky, pozornosť by ste upriamili inam. To by vám každodenný život síce komplikovalo, no dosiahli by ste pocit spokojnosti a lepšie dlhodobé výsledky.

Radikálnym riešením pre firmu ako zvládať podobné prekážky sú jednoznačne chatboty. Vďaka nim nestratíte kontakt so svojimi zákazníkmi a zároveň sa môžete venovať svojej hlbokej práci.

CHATBOTY UĽAHČIA PRÁCU AJ VO VNÚTRI ORGANIZÁCIE

Netreba zabúdať, že chatboty nemusia byť použité iba na prácu a komunikáciu s vašimi zákazníkmi. Ich využitie má široké spektrum a dokážu uľahčiť procesy v rámci organizácie. Zoberme si príklad, kedy si vaši zamestnanci nevedia poradiť s určitým problémom a o radu sa pýtajú svojich hlboko pracujúcich kolegov alebo manažérov. Toto je jeden zo základných rozptyľov pri práci. Chatbot môže byť v týchto prípadoch využitý ako zdroj informácií a vedomostí. Zamestnanci tak nemusia rušiť pri práci svojich kolegov, namiesto toho sa s problémom otočia priamo na chatbota, ktorý v tomto prípade slúži ako tzv. knowledge base.

ZHRNUTIE

Hlboká práca je pre dnešné trendy veľmi zabúdaná vec, no pre firmu neuveriteľne potrebná. Mnohé spoločnosti si túto problematiku neuvedomujú. Chaboty nielenže môžu fungovať ako riešenie na podporu hlbokej práce, no zároveň dokážu byť vplyným marketingovým toolom, znížiť náklady firmy a zároveň získať čo najviac údajov o zákazníkoch. O ich spôsoboch využitie však nabudúce v ďalšom článku. 🙂